Una gestión eficiente de los documentos laborales es crucial para cualquier empresa. Además de cumplir con sus obligaciones fiscales y legales, las empresas deben garantizar que su documentación esté organizada y disponible cuando se necesite, de acuerdo con la naturaleza de su actividad. Pero ¿cuánto tiempo deben conservar los documentos laborales? Aquí te lo explicamos.

Plazos generales para la conservación de documentos

Según el Art. 74° del Código de Comercio, las empresas deben conservar la correspondencia mercantil y la documentación contable requerida por la naturaleza del negocio. El artículo 85° del mismo Código establece que los libros y registros contables, así como los comprobantes, que incluyen facturas, recibos y otros documentos de respaldo deben conservarse durante un periodo de cinco años, contados desde la última anotación realizada en ellos o desde la fecha en que estos fueron emitidos, según aplique.

Conservación de documentos laborales

En consecuencia, la información contable relacionada con el registro de trabajadores, que puede incluir datos sobre salarios, beneficios, horas trabajadas y otros aspectos laborales, debe ser preservada conforme a este lineamiento general, esto es, conservarlo durante la relación laboral y hasta por cinco años posterior a la terminación laboral. Esto asegura que, en caso de una revisión por parte de autoridades tributarias o laborales o ante un litigio, la empresa pueda proporcionar la documentación necesaria de manera oportuna y precisa.

Dicho plazo es sin perjuicio de que alguna normativa especial fije un plazo diferente, tal como es el caso de los documentos relacionados con la salud de los trabajadores, que se desarrolla más adelante.

Documentos Laborales Específicos que se deben conservar

Es fundamental mantener los siguientes documentos relacionados con la relación laboral entre la empresa y sus trabajadores:

• Contratos de trabajo: Formalizan el acuerdo laboral y establecen las condiciones del empleo.
• Recibos de pago: de salarios, aguinaldo, horas extras, bonificaciones, subsidios de guarderías, así como cualquier otro pago salarial o extra salarial.
• Entrega de herramientas de trabajo: Registros de los equipos proporcionados al trabajador de acuerdo con el tipo de funciones que cumple.
• Declaración de haber leído y comprendido el reglamento interno de trabajo y otras políticas internas: Confirmación de que el trabajador ha recibido y entendido las normas de la empresa.
• Entrega de elementos de protección personal: Registros que demuestran que se han proporcionado los equipos necesarios para la seguridad del trabajador de acuerdo con el tipo de funciones que cumple.
• Permisos, disfrute de vacaciones y licencias eventuales: Documentos que registran las ausencias autorizadas y otros permisos laborales.
• Decisiones sobre sanciones disciplinarias: Registros de medidas disciplinarias aplicadas a los trabajadores.
• Documentos del proceso de selección: Incluyen formularios de solicitud, currículums y cualquier otro documento que verifique que el candidato cumple con los requisitos y competencias necesarias para el puesto.

Regulación Adicional sobre Seguridad y Salud Ocupacional

Además de los documentos laborales generales, se debe tener en cuenta la normativa sobre Seguridad y Salud Ocupacional, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) a través de la Resolución MTESS N° 03/2022   que dispone la obligación de conservar los registros relacionados con la seguridad en el trabajo.

Esta disposición abarca todos los documentos vinculados con la historia clínica de los trabajadores, los cuales incluyen comunicaciones, certificados, los exámenes médicos admisionales y periódicos, certificados de incapacidades, análisis y estudios de enfermedades y cualquier otro documento relacionado con la salud laboral.

Estos registros deben conservarse por un período mínimo de diez años a partir del final de la relación laboral del trabajador. Esta medida garantiza que toda la información pertinente sobre la salud y seguridad del trabajador esté disponible en caso de ser requerida para auditorías, revisiones o cualquier otro propósito legal.

Organización y Preservación

La gestión adecuada de estos documentos no solo cumple con las obligaciones legales, sino que también protege los derechos de los trabajadores. La información debe estar claramente identificada y organizada para facilitar su acceso y verificación.

Utilizar formatos electrónicos o digitales puede ayudar a mantener los documentos legibles, organizados y protegidos contra el deterioro, la pérdida o el daño.

En resumen

Mantener una correcta conservación de los documentos laborales es esencial. La gestión de la información laboral debe ser precisa y cuidadosa. Es esencial que los datos estén claramente identificados y organizados para facilitar su acceso y verificación como evidencias. Además, debe preservarse por los plazos establecidos en la legislación vigente, asegurando su consulta precisa y veraz sobre los hechos, datos, declaraciones y registros de cada trabajador.

La conservación adecuada de estos registros no solo garantiza a las empresas el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también proporciona una base sólida para resolver disputas o verificaciones futuras por parte de la autoridad competente.

Este contenido tiene únicamente fines informativos generales y no debe ser considerado como asesoría legal puntual. Si precisa asesoramiento específico no dude en contactarnos.